Prozesseigner:
MB
Text:
Wir wollen sicherstellen, daß alle qualitäts- und umweltrelevanten Dokumente und Daten rechtzeitig an den erforderlichen Stellen zur Verfügung stehen und die Unterlagen,
die dem Änderungsdienst unterliegen, stets nur in ihrer neuesten und gültigen Fassung zur Anwendung gelangen.
Ungültig oder unbrauchbar gewordene Unterlagen sollen unverzüglich eingezogen werden.
Versehentliche Verwendung soll sicher ausgeschlossen sein
Grundsätzlich sind alle Stellen, die Dokumente erstellen, auch für die Verteilung, Änderung und Archivierung verantwortlich.
Aus den Dokumenten muß ersichtlich sein, wer diese erstellt und geprüft / freigegeben hat.
Der Ersteller ist immer für den Inhalt verantwortlich und bestätigt dies mit Datum und Name.
Die herausgebende Stelle legt in Zusammenarbeit mit dem MB fest, welche Dokumente prüfungspflichtig sind.
Die Sammlung aller innerhalb des Managementsystems verwendeten Formulare obliegt dem MB. Alle zugelassenen Formulare sind registriert und mit dem Ausgabedatum versehen.
Übergeordnete Dokumente
Sind zutreffende gesetzliche Vorschriften wie Gesetze, Verordnungen sowie Richtlinien, Normen und Branchenvereinbarungen. Informationen über diese Dokumente werden vom MB
regelmäßig ggf. in Zusammenarbeit mit fachkundigen Mitarbeitern und/oder externen Quellen aktualisiert.
Systembezogene Dokumente
Sind das Managementhandbuch, Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen und Formulare. Die Zuständigkeit zur Erstellung, Prüfung, Freigabe und Änderung dieser Dokumente
sind in dieses Handbuches beschrieben.
Produktbezogene Dokumente
Sind u.a. Zeichnungen, Stücklisten und Prüfanweisungen. Die Erstellung, Änderung und Verwaltung dieser Dokumente unterliegt der jeweils zuständigen Abteilung.
Unterlagen, die auftragsbezogen ausgegeben und verwendet werden, sind nach der Erledigung des Auftrages zu sammeln und nach der festgelegten Zeitspanne zu vernichten.
Genehmigung und Herausgabe
Dokumente werden vor ihrer Verwendung durch die herausgebende Stelle geprüft und freigegeben.
Als Zeichen der Prüfung und Freigabe werden die Dokumente eindeutig mit Datum und Unterschrift gekennzeichnet. Unterlagen, auf denen diese Freigabe fehlt, sind ungültig und dürfen nicht verwendet werden.
Rolle:
MB
Text:
Die Unterweisung der Mitarbeiter ist immer verbunden mit der Prozesserklärung "Prozessanweisung"
damit allen Verantwortlichen klar wird in welchen Prozessen die hinterlegten Dokumenten eingebunden sind
oder auch nicht.
Nicht alle Dokumente erscheinen in den modellierten Prozessen, sind aber über die Datenbank auffindbar.
Rolle:
MB
Text:
Alle Dokumente werden in der Datenbank, unserem Dokumentensystem erfasst.
Rolle:
MB
Text:
Falls ein Dokument für diese Vorgang erforderlich ist, muss der Inhalt des Dokumentes immer mit allen Betroffenen abgestimmt werden.
Rolle:
MB
Text:
Besteht keinerlei Veranlassung das Dokument in das Dokumentnsystem zu übernehmen muss der Antragsteller informiert werden.
Rolle:
MB
Text:
Eine Schulung ist immer dann erforderlich, wenn das Dokument einer Erklärung zur Handhabung bedarf.
Wichtig an dieser Stelle sind z.B. QSV von Kunden, da die darin enthaltenen Informationen mehrere Bereiche des Unternehmens betreffen.
Rolle:
MB
Text:
Die Mitarbeiter werden über eine Wiedervorlage und die damit verbundene Maßnahme zur Kenntnisnahme der Änderung informiert.
Rolle:
MB
Text:
Alle Dokumentenänderungen werden grundsätzlich im Dokumentenmanagement durchgeführt damit die
Verantwortlichkeiten, Verteilerstellen, Information, Kommunikation und die Anforderungen an die Archivierung von
Dokumenten und Daten sicher gestellt werden kann.
Rolle:
MB
Text:
Jede Änderung von bestehenden Dokumenten muss mit allen Betroffenen Mitarbeitern abgestimmt werden.
Erst dann darf die Änderung durchgeführt werden.
Rolle:
MA-alle
Text:
Wenn der Bedarf an einem neuen Dokument festgestellt wird, muss hierfür zuerst in der Datenbanjr überprüft werden, ob es bereits ein Dokument zu diesem Thema gibt.
Wenn ja, muss dieses durch den MB entsprechend modifiziert werden.
Ansonsten wird der Entwurf für ein neues Dokument an den MB weiter geleitet. Erst wenn dieses im zentralen Dokumentenmanagement angelegt und durch den verantwortlichen
Abteilungsleiter (oder MB) freigegeben ist, darf dieses in der Praxis verwendet werden.
Rolle:
MA-alle
Text:
Dieser Prozess gilt für die Erstellung neuer Dokumente und für Dokumentenänderungen.
Input
Text:
Interne Anforderungen für neue Dokumente, Prozessbeschreibungen, Formulare
Input
Text:
Interne Anforderungen für Änderungen von Dokumenten, Prozessbeschreibungen, Formularen
Input
Text:
Externe Anforderungen für neue Dokumente, Prozessbeschreibungen, Formulare
Input
Text:
Externe Anforderungen für Änderungen von Dokumenten, Prozessbeschreibungen, Formularen
Input
Text:
Gesetzliche-, behördliche- oder sonstige Anforderungen zur Lenkung von Dokumenten.
Rollen
Rollen
Schlagworte
Input
Text:
- Bedarf an neuen Dokumenten;
Input
Text:
- Bedarf ein bestehendes Dokument zu ändern.
Output
Text:
- Rechts- und regelkonforme Dokumente;
Output
Text:
- Vollständige Dokumente;
Output
Text:
- Nur notwendige Dokumente.